ÇALIŞTAY NEDİR

Çalıştay veya workshop, bireylerin ortak bir konu üzerinde çalışmalarını, düşünmelerini ve öğrenmelerini sağlayan uygulamalı bilimsel öğretim tekniği. Çalıştay; daha çok yüksek düzeyli bilişsel süreçlerin kullanıldığı akademik bilgi aktarım uygulamalarında tercih edilen, uzmanlık alanlarına dönük bir uygulamadır. Çalıştay, bilim adamlarının ve uzmanların; bir konuda ön hazırlık yapmak üzere inceleme ve değerlendirme amaçlı toplantılarında kullanılan temel tekniktir. Ayrıca bu çalışma toplantılarına da çalıştay adı verilir.

Çalıştaylar; önemli konularda özellikle ön çalışmalar yapmak için kullanılan en etkili yollardan biridir.

Bu yöntemin temel iki artısı vardır.

Çok yoğun ve etkili çalışmak,
Etkili analiz ve sentezler yapabilmek.

Çalıştayın Özellikleri: Çalıştayların üç temel özelliği vardır:

Katılımcılar konuya göre seçilirler ve amacın (hedefin) doğru tespiti çok önemlidir.
Yeniden Kurmacılık’la bağıntılı olarak; analiz, sentez önem kazanır ve problem çözme süreci takip edilir.
Planların uygulanmasının ardından; bir sonuç raporu hazırlanır.

Çalıştay’ın püf noktalarından biri, uygulama deneyimi olan bir yönlendiricinin, durumun anlaşılmasını kolaylaştıracak ve sonuca katkı yapacak eylemlerin planlanmasını sağlayacak soruları tasarlanmasıdır.

Bir diğer püf noktası Çalıştay’ın ileri problem çözme yöntemleri konusunda usta bir yönlendiricinin liderliğinde gerçekleşmesidir

Çalıştay süreci

1) Çalıştay öncesinde, grubu doğru sonuca götürecek soruları tespit edilir.

2) Çalıştay’ın etkin ve verimli geçmesi için ileri problem çözme tekniklerini kullanıyor, grup içindeki iletişimi ve ilişkileri aktif bir yönetmenlik tarzla yönlendiriliyor. Üretilen fikirlerin hızla sentezlenmesini ve elde edilen bulguların eyleme dönüştürülmesi sağlanır.

3) Sentezlenmiş ve netleşmiş konuları rapora dönüştürülür.

Farkı yaratan 3 neden

1) İleri problem çözme teknikleri

Çalıştay yönteminin temeli ileri problem çözme teknikleridir. Bu teknikler sorunları analiz edip, ortaya çıkan fikirlerin sentezlenmesine yarar.

2) Problem çözme süreci

Bu disiplin kök sorunlar tespit edilmeden, çözüm üretilmesini önlemektedir. Bu şekilde gerçekçi çözümler üretilirken, değerli çalışma zamanı da sonuç üretmeyecek konularda harcanmamış olur.

3) Aktif yönetmenlik tarzı

Aktif bir yönetmen kurulu düzende duyulmaz hale gelmiş, fark edilemeyen, söylenemeyenlerin ortaya çıkması için şarttır. Bazı çözüm üretmeyen baskın fikir ve yaklaşımların da aşılması için etkin ve deneyimli bir yönetmen şarttır. Deneyimli bir yönetmen çalışmanın temel kurallarını bilir ve hangisinde ne zaman ve ne kadar taviz vereceğini bilir. Yöntemden taviz verilmemesi gereken noktada da öne çıkar. Aksi takdirde kurgu ve yöntemlerin de bir faydası olamaz.

Çalıştay Uygulamaları

Durum Tespit Çalıştayı

Klasik danışmanlık uygulamalarında durumun anlaşılması için birçok mülakat yapılır. Bu mülakatlar sonucunda, söylenenlerin nasıl rapora dönüşeceği hep bir merak ve endişe kaynağıdır. Oysa daha az sayıda kritik mülakat sonucunda tasarlanan Çalıştay aracılığı ile kritik bilgiler toplanırken, aynı zamanda sentezlenir.

Önemli neden sonuç ilişkileri tüm katılımcıların gözü önünde kurulur, kök sorun analizi yapılır. Öncelikler ve çözüm önerileri de bu anlayış birliğinin sağlanmasından sonra çalışılır.

Çalıştay bu nedenlerle, zamanı çok daha iyi kullanan, şeffaf, kök sorunları ortaya çıkaran, daha güçlü çözümler formüle edilmesini sağlayan ve danışmanlık sürecini reengineer eden bir araçtır.

Proje Yönetim Çalıştayı

Proje yönetimi, şirketlerde sorunların parça parça ve adım adım ele alınarak hedeflere ulaşılması için hayati bir araçtır.

Öğrenmesi kolay proje yönetim sürecinin, püf noktaları vardır. Bunlarda ki belirsizlikler çalışmanın başarısını engeller. Çalıştay yöntemi bu anlamda projelerin sigortası ve kurtarıcısıdır.

1) Eğer amacı netleştirmekte ve sponsorun desteğini almakta bazı eksikler varsa,

2) Ekip içinde uyumsuzluk ve çatışma fazla ise,

3) Sorun ya da çözüm üzeride uzlaşılamıyorsa

4) Zaman geçmesine rağmen hala bir eylem planı ortaya konulamadıysa

Süreç İyileştirme Çalıştayı

Süreçleri bütün bir değer zinciri olarak grubun karşısına koyuyor ve katılımcıların gözünde “zincirin bütününün iyi işlemesi” fikrini görselleştirilir.

Yaşanan her aksaklık ve sorunun, sonraki adımlara ve nihai müşteriye etkisini görünür kılıp, ekibin aksaklıkların öncesindeki nedenlere yönelmesini teşvik edilir.

Bu şekilde süreç çalışmaları da artık Çalıştay yöntemi ile daha etkin, kolay ve hızlı.

Müşteri Odaklılık Çalıştayı

Bir kuruluşun temel bir işi, müşterilerini ve ihtiyaçlarını düşünmektir. Bunu şirketin pazarlama ve satıştan sorumlu liderleri sürekli yapar.

Ancak zaman zaman, bu çalışmanın daha geniş katılımla yapılması gereklidir. Böylece yönetimin duyarlılık ve öncelikleri şirketin geneline yayılmış olur.

Çalıştay ile müşteri ihtiyaçları ile iş süreçlerini ilişkilendiriyor, şirketin ilerlemesi için gerekli kritik iyileşme alanlarını da bu şekilde ortaya çıkarılıyor. Bu şekilde belirlenen hedefler çalışanlar için daha anlamlı oluyor ve başarı olasılığı da yükseliyor.

Strateji Çalıştayları

Stratejik planlama sürecini etkin ve günlük işleyiş ile ilişkili hale getiriliyor. Stratejik planlamayı bürokrasi olmaktan çıkarıp, yaratıcı ve hedef odaklı bir sürece dönüştürülür.

Bir seferde tamamlanıp ilerlenen çalıştaylar, sürecin kesikli şekilde de olsa, sağlıklı ilerlemesini mümkün hale getiriyor.

Sentezleme ve proje yönetimi becerimizi kullanarak ikinci adımda, stratejik düşünceler ile şirketin günlük gelişme önceliklerini ilişkilendirilir.

Şirket hedefleri ve birim-kişi hedefleri üzerinde çalışarak, bu başlatılan çalışmaları günlük olarak takip edilir hale getiriyoruz.

Amaç Belirleme Çalıştayı

Amaç bir insanın, organizmanın ya da kuruluşun varlığının temelidir. Bunda net olmayan herşey ya da yanlış tanımlanan noktalar yapıya büyük zararlar verebilir.

Bu nedenle, “pratikte aktif olan amacı” netleştirmek, bunu “olan ve olmayan ile kıyaslamak”, olması gereken, sade, uygun ve güçlü amacın bulunmasının gereğidir. Değişimin çekirdeği olan bu çalışma yapılmadan, değişim programları yürütülmemelidir.

Altını çizmek istediğimiz nokta, bunun bir misyon belirleme çalışması olmadığı ve olamayacağıdır. Olsa olsa misyonun keşfi denebilir.

Fütüristik Stratejik Planlama Çalıştayı

Özgün ve bugünün modern yaklaşımlarına uygun senaryo geliştirme sürecinin kullanılabilmesi için mutlaka kuruluşun özelliklerine göre yeniden yorumlamakta ve çalışma sürecini kuruluşa göre uyarlanmaktır.

Vizyoner Eylem Çalıştayı

İnsan zihni çoğu zaman tepkisel çalışır. Hep şimdide neyi değiştirmek istediğine odaklıdır.

Oysa kimi zaman şimdiden bağımsız olarak, “en istenen durum” gözde canlandırılmalı ve bizi buraya görtürecek yollar üzerinde düşünülmelidir. Böylece çok daha yaratıcı, yeni yol ve yöntemler bulabilir.

Kişisel Gelişim Çalıştayı

Öğrenmeyi öğrenme ve öğrenme çemberleri kavramını duymuşsunuzdur. Bireylerden kendi başlarına çalışmaları istendiğinde bunda zorlanabilmektedirler.

Bu çalıştay uygulaması ile 5 ila 7 kişilik bir ekibin birlikte bir öğrenme planı yapmalarına yardımcı olmaktadır.

KAYNAKÇA;

1- http://www.calistay.com

2- http://www.kuraldisi.com/kurumsal/

3- Demirel, Ö. (2011). Öğretim İlke ve Yöntemleri . Ankara: Pagem Akedemi Yayıncılık

4- Dilek,N.(2011). Öğretim Yöntem ve Teknikleri. Ankara:Nobel Yayın Dağıtımı